1- ثبت فعاليت­هاي پژوهشي مشمول امتیاز بر طبق آیین نامه اعتبارویژه توسط عضو هیات علمی متقاضی در سامانه گلستان در مهلت مقرر در دستورالعمل اجرایی.
2- بررسی صحت ثبت فعالیت های پژوهشی ثبت شده اعضای هیات علمی متقاضی در معاونت پژوهشی واحد و امتیازدهی آنها توسط معاون پژوهشی دانشکده/پژوهشکده براساس ضوابط موجود در آیین نامه اعتبارویژه و امتیاز دهی کتب در کمیته های تخصصی معاونت پژوهشی هر حوزه.
3- تکمیل فرم درخواست اعتبارویژه و اخذ تایید معاون پژوهشی دانشکده / پژوهشکده
4- ارسال فرم درخواست کلیه متقاضیان دریافت اعتبارویژه دانشکده / پژوهشکده به معاونت پژوهشی دانشگاه طی یک نامه در مهلت مقرر در دستورالعمل اجرایی به همراه تصویر حکم کارگزینی اعضای هیات علمی جدید الاستخدام متقاضی دریافت اعتبارویژه.
5- بررسی و ارزیابی پرونده های واصله از سوی واحدها در معاونت پژوهشی و بازگشت پرونده‌ها به واحد درصورت وجود اشکالات.
6- تایید صحت فعالیتهای پژوهشی ثبت و امتیازدهی شده در معاونت پژوهشی و تجمیع امتیازات کسب شده بر اساس موارد مشمول امتیاز در آیین نامه اعتبار ویژه.
7- تنظیم قرارداد اعتبارویژه در صورت کسب حداقل امتیاز .
8- امضای قراردادها توسط متقاضیان هر واحد.
9- امضای قراردادها توسط معاون پژوهشی دانشگاه.
10- ارسال یک نسخه از قرارداد به همراه نامه پرداخت مرحله اول به مدیریت مالی و اطلاع رسانی به متقاضی.
11- ارسال نسخه دوم قرارداد اعتبارویژه به دانشکده / پژوهشکده جهت تحویل به عضو هیات علمی.