1.    تکمیل فرم درخواست تأسیس واحد پژوهشی و ارسال آن از طریق معاون پژوهشی واحد به معاونت پژوهشی و فناوری دانشگاه.
·   اینجا برای اختصار از کلمه واحد استفاده شده است ولی در کل در صورتی که یک گروه پژوهشی باشد به آن گروه میگویند و در صورتی که دو گروه پژوهشی باشد به آن مرکز اطلاق می شود و در صورتی که بیش از دو گروه پژوهشی باشد پژوهشکده نامیده می شود و در صورت ادغام چند پژوهشکده با هم پژوهشگاه تشکیل می­شود که شرایط کسب مجوز اولیه برای همه یکسان است به همین خاطر در این نوشتار به طور کلی از عنوان واحد استفاده شده است.
2.   بررسی اولیه فرم درخواست در معاونت پژوهشی و فناوری دانشگاه، و ارسال آن فرم در شورای پژوهشی دانشگاه.
3.   طرح و بررسی در شورای پژوهشی دانشگاه و دعوت از رئیس واحد پژوهشی برای دفاع و ارائه گزارش از واحد.
4.   تأیید در شورای پژوهشی، پس از آن طرح در هیأت رئیسه در صورت لزوم تأیید نهایی طرح در شورای دانشگاه.
5. پس از تصویب نهایی در دانشگاه ارسال مدارک (مدارک در پرسشنامه تأسیس واحد) به همراه فرم شماره 1 (جهت معرفی نماینده ) به شورای گسترش وزارت علوم.
6.  بعد از طی مراحل اداری در وزارت علوم در صورت موافقت آن وزارتخانه؛ مجوز تأسیس مرکز به صورت موافقت اصولی ابلاغ می­شود.
7. بعد از مدت معین که در نامه موافقت مدت آن اعلام می شود معمولا دو سال است. در صورت احراز شرایط طبق آیین نامه ، مسئولان مرکز می توانند اقدام به اخذ مجوز موافقت قطعی نمایند و در غیر اینصورت بعد از اختتام مدت زمان مجوز موافقت اصولی، برای تمدید آن اقدام نمایند.
8.  برای تمدید موافقت اصولی، مسئولین مراکز موظف به تکمیل مجدد پرسشنامه تأسیس و تهیه مدارک لازم هستند به همراه نامه رئیس دانشگاه مبنی بر درخواست تمدید موافقت اصولی
9.  برای کسب موافقت قطعی در صورت احراز شرایط، مسئولین پرسشنامه تبدیل وضعیت را تکمیل و به همراه مدارک و نامه رئیس دانشگاه به شورای گسترش ارسال می نمایند.
10. طبق آیین­نامه هر سال باید گزارش مراکز برای شورای گسترش ارسال شود.