1- دریافت فرم گزارش اظهاری (فرم تسویه حساب اعتبار ویژه) توسط مجری و تکمیل آن مطابق با جداول مشخص شده و رعایت ضوابط آیین نامه اعتبار ویژه پژوهشی.
2- ارسال فرم تسویه حساب نهایی به همراه فاکتورها از سوی دانشکده مربوطه به معاونت پژوهشی دانشگاه پس از تایید و امضای رئیس واحد.
3- ارسال نامه تسویه حساب از معاونت پژوهشی واحد به معاونت پژوهشی دانشگاه از طریق سامانه اتوماسیون.
4- بررسی فرم ها توسط کارشناس پشتیبانی پژوهشی و انطباق آن با آیین نامه اعتبار ویژه.
5- ارسال نامه تسویه حساب نهایی اعتبار ویژه به امورمالی از طرف معاونت پژوهشی و رونوشت آن برای اطلاع مجری.  
 تذکر 1: در صورت عدم پرداخت بدهی تسویه نهایی صورت نمی گیرد.
 تذکر 2: کتاب های خریداری شده از اعتبار ویژه باید حتما در فرم ثبت خرید کتاب درج و تایید گردند.